Offre d’emploi – gestionnaire administrati·f·ve et financi·er·ère

En bref

Type de contrat : CDI

Début du contrat : dès que possible – urgent

Rémunération : selon expérience et Convention collective nationale pour les entreprises artistiques et culturelles IDCC 1285

Horaires de travail : Horaires de travail : Selon planning, du lundi au vendredi sur une amplitude horaire de 8h30 à 18h30 et ponctuellement en soirée ou le week-end en cas d’évènements.

Expérience recherchée :

• Diplôme : niveau master ou expérience professionnelle équivalente ;
• Formations complémentaires / Habilitations : Permis B
• Expérience requise

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Description du poste

Sous l’autorité de la Directrice du Pôle PIXEL, le/la Gestionnaire Administratif et financier assure la coordination et la mise en œuvre de la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure. Il/Elle garantit la mise en œuvre budgétaire et administrative des orientations générales du projet annuel validé par le bureau de l’association. En lien avec la directrice, il/elle décline et coordonne les moyens généraux nécessaires à la mise en œuvre de ce programme d’action

Activités principales

1. Stratégie et développement du modèle économique du Pôle

• En lien avec la directrice et le bureau du Pôle PIXEL, participe à la définition du budget général de la structure, et au suivi des relations aux financeurs de l’association (Région, Métropole…) ;
• Assure une veille sur les appels à projets et subventions, prospection de sources de financements (publics et privés) ;
• Participe à la réalisation, à la transmission et au suivi des dossiers de subvention en fonctionnement et en investissement et des outils de communication institutionnelles : projet global / rapport d’activité ;
• Prend part à la réflexion globale sur la stratégie de développement de l’association, l’évolution de son modèle économique et de son fonctionnement interne ;
• Implication dans la vie associative (participation aux séminaires d’équipe, à l’assemblée générale, ainsi qu’aux chantiers d’amélioration continue avec le Conseil d’Administration)

2. Gestion financière

• Assure le suivi du budget, l’évolution de la matrice budgétaire et de la comptabilité analytique (en lien avec l’expert comptable et le commissaire aux comptes) en fonction des évolutions structurelles ;
• Met en place et tient à jour des outils d’aide à la décision (simulations de coûts, projection de scénarii de développement ; tenue de bilans d’évolution de la masse salariale, locative et budgétaire…) ;
• Rédige les cahiers des charges liés aux demandes de prestations et participe à l’instruction des propositions des prestataires ;
• En lien avec le cabinet comptable, tient à jour la saisie comptable de l’ensemble des pièces (réception et édition de factures et de devis, paiement après validation, classement, archivage) ainsi que le suivi de la trésorerie et des relations avec la banque ;
• En lien avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes s’occupe de la préparation et de la clôture annuelle des comptes ;
• Présente les comptes au bureau et aux adhérents lors de l’Assemblée Générale.

3. Gestion Immobilière et du Pôle

• En lien avec les différents bailleurs du site, participe aux instances de gestion immobilière et foncière du site ;
• Assure le suivi administratif et financier de l’activité locative du Pôle PIXEL ;
• Coordonne la rédaction, la transmission et la mise à jour du règlement intérieur et des procédures internes associées ;

4. Gestion administrative et des ressources humaines

• Participe à la mise en œuvre de la politique de gestion des ressources humaines de la structure ;
• Tient une veille sur les aides à l’emploi et missions service civiques / Interlocuteur.rice : DRDJSCS, Pôle Emploi… ;
• Effectue le suivi des dossiers administratifs : agréments, conventions, avenant et renouvellement ;
• En lien avec le cabinet de comptable, est en charge de la gestion de la paie, de la rédaction des contrats et de l’ensemble des démarches administratives liées (déclarations, mises à jour et suivi auprès des caisses, assurances…) ;
• Interlocuteur.rice auprès de l’ensemble des caisses de cotisations ;
• Participe au suivi des salariés (gestion du temps de travail, référent sécurité et formation au sein de l’équipe…) et assure la mise en œuvre et le suivi du plan de formation ;
• Accompagne le projet d’avenir des missions de service civique et des stages ;
• Veille à l’application de la convention collective ;
• Participation à la vie de bureau dans ses tâches quotidiennes (réunions d’équipe, téléphone, courrier, entretien…).

Activités secondaires

• Assurer, selon un planning défini, l’ouverture et/ou la fermeture du lieu au public ;
• Participer à la surveillance des espaces du lieu et alerter sa hiérarchie en cas de problème selon les procédures établies.

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Description du profil recherché

Savoirs requis :

• Gestion administrative, financière et commerciale
• Connaissances en droit social et en droit du travail ;
• Connaissance du fonctionnement des associations et des ERP ;
• Notions juridiques en matière de droit immobilier ;
• Expérience de la négociation et de la prospection commerciale ;
• Bonne compréhension des enjeux du monde de l’entreprenariat, du secteur des industries culturelles et créatives et de l’écosystème de l’innovation (FabLab, incubateurs, etc.) et connaissance des réseaux professionnels liés.

Savoir faire requis:

• Compétences managériales : coordination et supervision d’une équipe, capacité à prendre des décisions ;
• Gestion du budget, des subventions, et de la relation avec les fournisseurs ;
• Capacité à rédiger des dossiers pour les appels à projet
  • Outils de suivi comptable
  • Maîtrise des bases de données CRM type File Maker Pro
  • Maîtrise du Pack Office

Savoir être :

• Sens de l’organisation
• Capacité à réagir rapidement et à s’adapter aux interlocuteurs
• Capacité à coordonner différents projets simultanément
• Qualités relationnelles et à travailler en équipe
• Rigueur

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